home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Business Assistant / Business Assistant.iso / checkb / monycnts / rec.msg < prev    next >
Text File  |  1987-03-08  |  8KB  |  261 lines
  1. //ACCOUNT SELECTION MENU
  2. ⌡╡ñ░d║ÿëôÅ wish║¥e.
  3.  
  4. ╬Ä¥e cash,£ing, savings &à cardôs.
  5.  
  6. ≥ÿëéyùëôÅ wish║¥e falls╜to.
  7. ╚n when allôsÜinùéyº onëª╜
  8. alphabeticalÆder,ÿëôÅ wish║¥e by pointingë
  9. choice₧║ë desiredôèÖing <Return>.
  10. //ACCOUNT RECONCILIATION MENU
  11. ▄iationú╗yô usually╜volves two steps.
  12.  
  13. ╚ FIRST STEP╜volves comparingëös¢ed╜toëôÅ
  14. ╜tend║üÜëös showing onë statementÅî
  15. balancing║.
  16.  
  17. ∙ make╢ comparison,ÿ TRANSACTION CLEARING.This functionÉ
  18. searchÅrÑ fileû╗yösù¿ not yet been noted as
  19. cleared.Transactionsù¿ not been marked as clearedÉ be presented
  20. ║Å╜ö½Æder.As eachöñ presented, Å
  21. É be askedáëö has cleared.If╣ has clearedÖ <Y>è
  22. ëöÉ be marked as cleared.If╣ has not clearedÖ <N>è
  23. ëöÉ remain open (itÉ not be marked as cleared).╬ should
  24. consider aö║ be clearedá╣ºs onë statementÅî
  25. balancing║.Thisñ also a good time║ compareë¼¢edû each
  26. öÜë¼ùºs onÅr bankÆà card
  27. statement.
  28.  
  29. ╚ SECOND STEP╜volves actually performingë¥iation.To do╢
  30. ÿ PREPARE RECONCILIATION.YouÉ be asked║¢ë statement«
  31. èë ending statement¼. After╢Ññ¢edÅÉ be asked
  32. á╣ñ OK║ proceedÜë¥iation.Press <Y>║╖ë
  33. ¥iationÆ <N>║í║╢╡.IfÅÖ <Y>╩
  34. É┤tempt║¥eÅrô based onë▓╣ has.Upon
  35. completion,╣É╝ a¥iation╜ summaryûm onë monitor
  36. ª.At╢ pointÅì eitherê a detailed¥iation (oneù
  37. details all outstanding╣ems)ÆÅÄ exit back║╢╡.
  38.  
  39. ▀╣ñÅr secondÆ later yearú using╩ÆáÅ¿ extended
  40. ë current year'sÑæ,ÅÉ be askedáÅ want║ scanë╛
  41. Ñæû open╣ems (items not cleared).▀ so, placeë╛Ñæ
  42. ╜ drive <A:>èÖ <Y>.▀ not,Ö <N>.IfÅÖ <Y>╩
  43. É╜clude╗y open╣ems onë╛Ñæ╜ëô
  44. ¥iation.
  45.  
  46. ▀Årô does notü hereî some hintsùÄ help:
  47.  
  48. (1) Make sureÅ¢edè marked as cleared╗y bank service
  49.     charges,£êing fees,╜terest earnedÆ charged.
  50.  
  51. (2) Make sureù all¼s¢ed╜╩ agreeÜ
  52.     the¼sùº onÅr statement.
  53.  
  54. (3) Make sureùë╖ningôü¢ed╜År
  55.     account whenÅ created╣╜ë BUDGET MODULEñ correct.
  56.  
  57. ▀╩╝sùÅrô does notü,╣ɃÅ
  58. Ü two services designed║ helpÅ locateë error(s) causingÅ not║
  59. ü.Theyî:
  60.  
  61. (1)╩É scanÅrÑ baseè listösù
  62.     may be causingÅ not║ü. ╩ÿsë
  63.     transactions╣ês based on howëö¼s relate
  64.     toë¼ë¥iationñ showingÅî outú
  65.     balance.  Thus,╢ function works onlyáëreñ only»
  66.     error causingÅ not║ü.
  67.  
  68.     For eachö listed,╩Éê a heading
  69.     explaining what╣ thinks might beë problem. ╚reî five
  70.     different typesú errorsù╩ì locate. ╚yî
  71.     explained╜ë Tutorial/Manual.
  72.  
  73.     To obtain╢ help,Ö <S> whenë unbalanced¥iation
  74.     is showing onëª.
  75.  
  76.     IfÅ unable║ bringÅrô╜toü using╢ step,
  77.     go║ step (2).
  78.  
  79. (2)╩Ƀ a listú steps║ follow║ locateë
  80.     error(s) causingÅ not║ü.∙ obtain╢ helpÖ
  81.     <TAB> whenë unbalanced¥iationñ located onë
  82.     screen.
  83.  
  84.     IfÅ locateè correct»Æ more errors,èÅrôñ
  85.     still outúü,╣Ä be worthë time║ run throughë
  86.     error finding routine again.  Before doing╢│ make sure
  87.     the╖ningüúëôÅî¥ingñ
  88.     correct.
  89.  
  90.     If necessaryÅÄê out a detailú allös
  91.     enteredûëôÅî trying║ü. ⌡ñ done
  92.     atëç module,  by usingë ACCOUNT ANALYSIS function.
  93. //DATA DISK SELECTION MENU
  94. ⌡ functionñ░d║ tell╩ whichÑæ (the currentÑ
  95. æÆë╛Ñæ)║ scanû open╣ems (items not cleared).
  96.  
  97. ▀ë╛Ñæ does not contain openös,ÿ CURRENT
  98. DATA DISKè proceedÜë TRANSACTION CLEARING function.
  99.  
  100. ▀ë╛Ñæ does contain open╣emsÿ PRIOR DISK.╩
  101. É promptÅ║ placeë╛Ñæ╜ drive <A:>.╚æÉ
  102. ën be scannedû open╣ems byë TRANSACTION CLEARING function.After all
  103. open╣ems¿ been reviewedè thoseù¿ cleared¿ been marked as
  104. such,ÅÉí║ë DISK SELECTION╡.At╢ timeÿ CURRENT
  105. DISKè reviewë open╣ems onë currentÑæáÅ¿ not already
  106. done so.
  107. //ACCOUNT BALANCING HINTS
  108. ▀Å followë stepsƒd here,Å should be able║ bringÅrô
  109. ╜toü.
  110.  
  111. ╩ comesÜ╗ error finder.To perform╢ functionÖ <S>
  112. whenë unbalanced¥iationñ showing onëª.
  113.  
  114. ╚ error finderÉ workáëreñ ONLY ONE ERROR causingÅ not║
  115. ü (as opposed║ twoÆ more outstanding errors).ⁿ additionë error
  116. must be»úë five error types╩ñ able║ self-detect.
  117.  
  118. ╚ following╣emsÄ causeÅrô║ be outúü (ifë error
  119. ñ»úë typesù╩ñ able║ self-detect╣É be noted
  120. Ü╗ asterisk):
  121.  
  122. * (A)ⁿter-Account╙s -╚seîösùî¢ed
  123.     atëÑ entryªû a cash, savings,£ing,Æà card
  124.     accountÜ╗other cash, savings,£ing,Æà cardô
  125.     entered asëô╜ë <Account>ä. ╩É not
  126.     pickëse "Inter-Account"ös up, duringëö
  127.     clearing function.
  128.  
  129.     To determineá╢ñÅr problem, go║ë Main⌠. ╫ë
  130.     <Report>⌐.  WhenÅ arrive┤ë╞⌠,ÿë
  131.     <Account·alysis>⌐. ╟╢çûëôÅî
  132.     attempting║ü.
  133.  
  134.     Reviewë╥·alysis╞è lookûösù show
  135.     a cash, savings,£ing,Æà cardô╜ë A/C# ACCOUNT
  136.     NAME section. ▀Å findösù meet╢ criteria,£
  137.     the following:
  138.  
  139. 1. ╓ëö was properly coded║ëôÅ
  140. are trying║ü.
  141.  
  142. If╣ was not,╢ could very well beÅr problem. ∙
  143. correct╣,í║ë Main⌠.╫ë <Data
  144. Entry>⌐.
  145.  
  146. WhenÅ arrive┤ëΣ Entry╥╫ion⌠,
  147. selectëôéyù╜cludesëôë
  148. "miscoded"ö came from. ⌡ñëôù
  149. appears╜ë ACCOUNT NAME sectionúë╥·alysis
  150. Report.  When╩ lists allëôs, onë
  151. screen,ûëéyÅÿed,ÿëô
  152. thatë "miscoded"ö came from. ╬Éën
  153. arrive┤ëΣ Entry⌠.
  154.  
  155. Once┤ëΣ Entry⌠,ÿë <Change/Review>
  156. option. ╬Éën arrive┤ë Change Mode -Θ
  157. Finder⌠.
  158.  
  159. Locateëö, using╗yúë methodsƒd.
  160. Correctëô¢ed╜ë <Account>ä.
  161.  
  162. 2.╓ëö has cleared (appeared on) either
  163. the current statementÅî┤tempting║üÜÆ
  164. a╛ statement. ▀╣ does not,╢É be partú
  165. your problem. ⌡É causeÅrô¥iation
  166. not║ü, until such time asëⁿter-account
  167. transaction clears (appears on)ë statementÅî
  168. attempting║üÜ.
  169.  
  170. Thereñ a way║ avoidⁿter-accountös from
  171. causingÅrô not║ü. ⌡ñ done by
  172. double¢ingëse typesúösè using a
  173. clearingô. ⌡ methodñ explained╜År
  174. tutorial underë section (seeë tutorial╜dex)
  175. entitled "Clearing╥s"Æ "Inter-account"
  176. transactions.
  177.  
  178. The error finderÉ locate╢ typeú error.
  179.  
  180. (B)╥ OutΓ└∙÷┘ -╩ìnotü╗
  181.     accountûÅ unlessëô was╜ü when╣ was
  182.     originally¢ed╜toëò.
  183.  
  184.     Verifyùë╖ningü╩ startedÜñ correct
  185.     andùÅrô was╜ü┤ù time.
  186.  
  187.     Ifë╖ningü was not¢ed correctly,ÅÄ correct╣
  188.     atë┐ Module.
  189.  
  190. (C) PRE-MoneyCounts Outstanding█s - Reviewë last¥iation
  191.     you did╛║╖ningÜ╩.⌡ would beë
  192.     reconciliationù ties╜Üë╖ningü¢ed╜to
  193.     MoneyCounts.  Make sureù all "outstanding"ösùî
  194.     noted╜ù¥iation¿ subsequently cleared. ▀ not,ëse
  195.     "yet-to-clear"ösÉ causeÅ║ be out-of-balance.
  196.  
  197. (D)╙s Not┌ed - Look┤ë statementÅî trying║
  198.     balanceÜ.  Make sureù allös onë statement (or
  199.     credit card company)¿ been¢ed╜to╩. ⌡ì be
  200.     done by comparingëös onë statement║ë
  201.     transactionsùº onë╥·alysisç. ▀Å
  202.     locate aöùºs onë statement but was not¢ed
  203.     into╩, go║ëΣ Entry moduleè¢╣.  Unless
  204.     thereî other errors,╢É bringÅ╜toü.
  205.  
  206. * (E)╙s┌ed Backwards - Scanë╥·alysis╞Å
  207.     printedè pay particular┤tention║ë TRANS TYPE section.
  208.     Verifyù allös¢ed as DEPOSITS (or CREDITS╜ë
  209.     caseú aà cardô) were╜ fact DEPOSITS.  Also do╢
  210.     for CHECKS (or CHARGES╜ë caseú aà cardô).
  211.  
  212.     The error finderÉ locate╢ typeú error.
  213.  
  214. * (F)δs┌edⁿcorrectly - Compareëös onÅr╥
  215.     Analysis╞║ëösùº on statementÅî
  216.     attempting║üÜ. Make sureùë¼s agree. ▀ not,
  217.     correctë improperly¢edö(s). ⌡ì be done by
  218.     followingë steps outlined╜ paragraph A.1 above.
  219.  
  220.     The error finderÉ locate╢ typeú error,áë error results
  221.     from transposingë¼¢ed.  Example: 64¢ed as 46.
  222.  
  223. * (G)╙s Cleared On Statement Not Designated As Clearedⁿ
  224.     MoneyCounts - Compareëös onë╥·alysis╞
  225.     toëösùº onë StatementÅî trying║
  226.     balanceÜ. ▀ aöºs on bothë╥·alysis
  227.     Reportèë Statement, make sureëö has been
  228.     designated as cleared╜╩. ⌡ì be done by looking┤
  229.     the letterùºs onë far right sectionúëç. ▀╣
  230.     is a <Y>ëö has been designated as cleared. ▀╣ñ╗
  231.     <N>╣ has not.
  232.  
  233.     Ifëö has not been designated as cleared, èñ on both
  234.     theçèë statement, ╣ñ either allÆ partúÅr
  235.     problem. ∙ correct╣, followë steps outlinedû correcting a
  236.     transaction╜ paragraph A.1 above.  WhenÅ arrive┤ëÑ entry
  237.     screen, changeë letter╜ë <Cleared (Y/N)>ä from a <N>║ a
  238.     <Y>.
  239.  
  240.     The error finderÉ locate╢ typeú error.
  241.  
  242. * (H)╙s Designated as Clearedⁿ╩ Not Cleared On╚
  243.     Statement╬╦ Trying∙└┘ - Compareëös on
  244.     the╥·alysis╞║ëösùº onë
  245.     StatementÅî trying║üÜ. ▀ aöºs on
  246.     the╥·alysis╞è has not yet cleared onë Statement,
  247.     make sureëö has NOT been designated as cleared╜
  248.     MoneyCounts.⌡ì be done by looking┤ë letterùºs
  249.     oppositeëö onë far right sectionúëç. ▀
  250.     itñ a <Y>ëö has been designated as cleared. ▀╣ñ
  251.     an <N>╣ has not.
  252.  
  253.     Ifëö has been designated as cleared, èñ onë
  254.     report but has never clearedë statement, ╣ñ either allÆ part
  255.     ofÅr problem. ∙ correct╣, followë steps outlinedû
  256.     correcting aö╜ paragraph A.1 above.  WhenÅ arrive┤